L’indemnité de déplacement est un élément essentiel de la réglementation du travail au Maroc. Elle est conçue pour compenser les employés lorsqu’ils sont amenés à se déplacer pour des raisons professionnelles. Dans cet article, nous explorerons la nature, les conditions et les montants relatifs à l’indemnité de déplacement au Maroc.
L’indemnité de déplacement est une somme versée à un employé pour couvrir ses frais lorsqu’il doit se déplacer hors de son lieu habituel de travail. Elle est conçue pour couvrir les coûts associés à ces déplacements, tels que l’hébergement, les repas et les frais de transport.
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Les différentes indemnités de déplacement au Maroc
Comment calculer les frais de déplacement d’un salarié au Maroc ?
-Indemnités pour frais et déplacements professionnels: cette indemnité concerne les employés travaillant hors de leur site habituel, en particulier hors zone urbaine, couvrant transport, nourriture et hébergement. Elle peut être versée comme un forfait mensuel. Si les dépenses dépassent ce forfait, un remboursement est possible avec des reçus. Tout déplacement nécessite un ordre de mission. Les coûts de transport sont basés sur l’indemnité kilométrique ou les tarifs des transports en commun. Une allocation forfaitaire de 5000 dhs est prévue pour les déplacements réguliers.
-Indemnité kilométrique: elle concerne les employés utilisant leur véhicule pour des raisons professionnelles, telles que les visites de chantiers ou la couverture d’événements. L’indemnité est fixée à 3 DH par kilomètre, indépendamment de la puissance du véhicule. Selon le CGI, pour que cette indemnité soit valide, le départ doit se faire à partir de l’adresse principale de l’entreprise. De plus, l’employé doit fournir des justificatifs concernant la date, la distance parcourue, l’itinéraire et le but du déplacement.
-Indemnité de transport domicile-travail: pour faciliter les déplacements urbains vers leur lieu de travail, une indemnité est accordée aux employés. Elle s’élève à 500 DH par mois en zone urbaine et à 750 DH hors de cette zone. Les employés résidant sur leur lieu de travail ou bénéficiant d’un transport par l’employeur n’en bénéficient pas.
-Prime de tournée: cette prime est destinée aux employés qui effectuent plusieurs déplacements professionnels. Selon le CGI, elle est plafonnée à 1500 DH par mois. Il est à noter que cette prime diffère de la prime de performance accordée pour atteindre un certain chiffre d’affaires. Lors d’audits fiscaux, l’employeur doit justifier cette prime par la fréquence des déplacements des bénéficiaires.
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-La voiture de fonction ou de service: le véhicule de fonction est généralement fourni aux cadres supérieurs pour faciliter leurs déplacements professionnels, mais il peut également être accordé à d’autres employés. Même si souvent l’employé le ramène chez lui, il est préférable que le véhicule soit retourné à l’entreprise à la fin de la journée. Toutes les dépenses relatives à ce véhicule sont à la charge de l’employeur.
L’indemnité de déplacement est un élément clé pour garantir que les employés ne soient pas financièrement désavantagés lorsqu’ils doivent se déplacer pour des raisons professionnelles. Les employeurs et les employés doivent se familiariser avec les réglementations et conventions en vigueur pour garantir une compensation adéquate et conforme aux normes légales.
Comment bien remplir des notes de frais : exemple et modèle
Lorsqu’il s’agit d’obtenir le remboursement de vos dépenses professionnelles, la préparation et la soumission d’un rapport de dépenses approprié constituent la première étape du processus. Cet article vous fournit tous les éléments dont vous avez besoin pour savoir comment bien remplir des notes de frais, avec un exemple et un modèle de rapport de dépenses à télécharger. Nous finissons l’article aussi par nos recommandations pour digitaliser et fluidifier ce processus. Voyons donc ensemble :
- Qu’est-ce qu’une note de frais ?
- Qu’est-ce qu’un rapport de dépenses (avec modèle) ?
- Nos conseils pour bien remplir ses notes de frais (avec exemple)
- Comment digitaliser le processus de gestion des notes de frais
1. Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document établi par un salarié afin d’être remboursé des frais professionnels avancés pour le compte de son employeur.
L’employeur est légalement tenu de rembourser ces frais pour le salarié dans leur intégralité et à temps.
Le type de dépenses professionnelles remboursables par l’employeur sont généralement les frais de déplacement, de logement ou de repas. Toutefois, selon la nature de l’activité de l’entreprise et le contexte de la mission, il se peut que le salarié avance d’autres types de dépenses pour le compte de l’entreprise qui doivent être remboursés.
Selon les procédures de l’entreprise, les demandes de remboursement peuvent se faire sur un rythme régulier (une fois par mois par exemple, en même temps que le virement du salaire) ou au fur et à mesure des dépenses engagées.
2. Qu’est-ce qu’un rapport de dépenses ?
En tant que salarié, quand vous avancez des dépenses pour le compte de l’entreprise, vous devez récapituler ces dépenses à votre employeur pour vous faire rembourser. Ce document est ce qu’on appelle le rapport de dépenses.
Le rapport de dépenses professionnelles est donc un tableau récapitulatif de vos dépenses engagées sur une période donnée (généralement un mois) pour le compte de votre employeur. Ce document, accompagné des justificatifs des dépenses (les factures relatives à vos dépenses), est la base sur laquelle le service comptable de votre employeur va déclencher le remboursement de ces dépenses.
D’habitude, le service comptable ou financier va vous soumettre un modèle sous forme de tableau (type tableau Excel) pour y renseigner toutes vos dépenses mais si ce n’est pas le cas, nous vous conseillons de le faire vous-même ou de vous appuyer sur ce modèle téléchargeable ci-dessous. Cela vous facilitera la tâche et vous évitera tout oubli ou erreur de calcul.
Télécharger le modèle de rapport de dépenses (avec indemnités kilométriques)
Télécharger le modèle de rapport de dépenses (sans indemnités kilométriques)
3. Nos conseils pour bien remplir ses notes de frais (avec exemple)
Une note de frais bien remplie doit obligatoirement mentionner certains éléments et être accompagnée du justificatif de paiement, à savoir la facture reçue lors du paiement.
Voilà ce que vous devez inclure dans vos notes de frais, dans le cadre du rapport de dépenses :
– Date de la dépense – Description de la dépense – Montant de la dépense – Identité et coordonnées du salarié ayant effectué la dépense – Identité et coordonnées du fournisseurs ayant reçu le paiement S’il y a bien-sûr plusieurs dépenses, il faut récapituler la somme de toutes les dépenses à la fin du document, le dater et le signer avant de le transmettre à la comptabilité accompagné des factures justificatives.
Basé sur le modèle partagé ci-dessus, voilà à quoi doit ressembler votre rapport de dépenses bien rempli